Fonctions de bureau JCEL Qui fait quoi ?

Le bureau d’une JCE locale peut être minimal (Président et son Past, secrétaire, trésorier), ou très complet (4 Vice-Présidents traditionnels, + les Vice-Présidents personnalisés). Chaque membre de ce bureau a des tâches bien définies, et quand il découvre la “marguerite des tâches”, il peut avoir peur. Mais dans les faits, dans une gestion courante de JCEL, qui fait quoi ?

Un bureau est élu pour un an seulement.
Les membres d’un bureau peuvent être réélus l’année suivante dans une nouvelle fonction, mais la présidence doit être transmise à un nouveau membre du bureau.

Président(e)

  • guide son bureau et ses membres vers les objectifs qu’il a fixés en début de mandat.
  • anime les assemblées générales mensuelles.
  • est le représentant officiel de l’association face aux institutions publiques, aux partenaires, ...

Trésorier(e)

  • recueille les cotisations des membres, les encaisse et retransmet les parts régionales et nationales en complétant les bordereaux ad hoc.
  • établit les chèques (ou virements) nécessaires aux dépenses des actions, aux remboursements des membres (sur facture), et au fonctionnement de l’association (assurance, ...).
  • encaisse les chèques des partenaires ou autre créditeurs
  • gère la trésorerie au quotidien. Il tient un livre (livre électronique dans un tableur) avec les dépenses, les recettes, et les leurs affectations.
  • dresse un bilan en fin d’année mettant en évidence la balance des dépenses et des recettes, un compte de résultat.

Secrétaire

  • rédige les invitations et ordres du jour des assemblées générales mensuelles avec le président ou avec le bureau
  • diffuse ces invitations aux membres de la JCEL
  • rédige et diffuse les compte-rendus d’assemblées générales mensuelles. Il diffuse ces compte-rendus aux membres pour approbation à l’AG suivante.
    Le secrétaire général de la JCEL n’a pas pour tâche de rédiger les compte-rendus de réunions de commission. C’est un membre (tournant ou non) de la commission qui est désigné “secrétaire de séance” en début de chaque réunion de commission.

Vice-présidents conventionnels

- VP Communication

  • prend en charge la visibilité de l’association à l’extérieur.
  • concatène les articles de presse parus sur les activités de la JCEL. Il établit un livre de presse pour diffuser ces articles aux partenaires.
  • suit l’actualité de la cité, et diffuse aux membres les articles de presse qui concernent les activités de la JCEL.
    Cette dernière tâche peut être distinctement affectée à une fonction personnalisée de “VP Vie de la cité”.

- VP Formation

  • recueille les besoins et souhaits des membres en formation.
  • fait remonter ces informations à la Fédération régionale, pour rechercher des formateurs.
  • organise des formations en local avec les animateurs de la Fédération.
  • s’informe sur les formations mises en place en JRF (Journée Régionale de Formation) ou dans les JCEL locales. Il diffuse ces programmes aux membres et observateurs.
  • invite les observateurs à suivre les formations de base : “Connaissance du mouvement” et “Méthodologie”.

- VP Développement

Le VP Développement a pour rôle d’assurer le recrutement et le suivi des nouveaux membres dans la JCEL.

  • D’abord faire connaître la JCE auprès des différents réseaux locaux par différentes actions de communication. Cela peut être contacter une entreprise pour une présentation JCE, organiser un apéritif public pour nous faire connaître (Action “19/Vin”), organiser une réunion “1+1” ou chacun invite une personne.
  • Ensuite, organiser l’accueil des nouveaux contacts : les informer sur le mouvement, leur proposer les formations de base avec le VP Formation, lui faire choisir un parrain qui le suivra pendant sa vie Jeune Chambre.
  • Enfin, assurer le suivi des observateurs : les intégrer en commission, les inciter à participer aux différents congrès, proposer et assurer la cérémonie d’intronisation.
  • Prévoir l’évolution des effectifs de la JCE locale selon la pyramide des âges, et les projets de mobilité des différents membres. Renforcer l’action de développement quand un grand nombre de membres risquent de partir une même année.

Le VP Développement de la JCEL fait appel au VP Développement de la Fédération régionale pour recevoir différents outils et conseils de développement.

- VP Programme

  • suit l’évolution des commissions, le nombre de membres participant à chacune, et établit la nécessité de lancer une nouvelle commission.
  • coordonne les directeurs de commission lors de l’assemble générale pour présenter l’avancement des commissions

Vice-présidents personnalisés

- VP Convivialité

  • met en place tous les moyens nécessaires pour maintenir une ambiance sympathique lors des différentes réunions et accueils.

- VP Vie de la Cité

  • se tient informé de l’actualité locale par la Presse Quotidienne Régionale (PQR), les différents médias locaux, ... pour en informer les membres de la JCEL

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Fonctions d’un bureau JCE